Auch in der Immobilienbranche
gibt es Trends.

Ein Überblick für Kassenprüfer:innen  und interessierte Eigentümer:innen

Nach Ablauf eines Kalenderjahres und sobald alle abrechnungsrelevanten Rechnungen vorliegen, erstellt die WEG-Verwaltung Ihre Jahresabrechnung. In dieser Abrechnung werden sämtliche Einnahmen und Ausgaben der WEG aufgelistet und auf alle Eigentümer:innen aufgeteilt Darüber hinaus informiert die Abrechnung über die Entwicklung der Rücklagen und über Kontostände der Gemeinschaftskonten.

Hier ist, was Sie wissen und worauf Sie bei der Überprüfung achten sollten:

1. Liste aller Einnahmen und Ausgaben vom 01.01. -31.12.:

In dieser Abrechnung werden alle tatsächlich erzielten Einnahmen und getätigten Ausgaben des vergangenen Jahres aufgeführt. Forderungen, die zwar existieren, aber noch nicht beglichen wurden, sind hier nicht relevant. Rückstellungen werden nicht gebildet.

2. Einzelabrechnung:

Normalerweise werden die Gesamtkosten aufgrund der Miteigentumsanteile (MEA) aufgeteilt, es sei denn, die Teilungserklärung legt etwas anderes fest. Heiz- und Warmwasserkosten werden jedoch basierend auf dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet. Beachten Sie, dass die Heizkostenverordnung eine verbrauchsabhängige Abrechnung vorschreibt, von der nicht abgewichen werden darf.

3. Verbrauchsabhängige Differenzen:

Wenn es Unterschiede zwischen den tatsächlichen Ein- und Ausgaben (z.B. monatliche Abschläge an die Energieversorger) in der Gesamtabrechnung und den verbrauchsabhängigen Kosten (tatsächliche Kosten für den individuellen Verbrauch nach Ablesung) gibt, müssen diese durch spezielle Abgrenzungsposten abgebildet werden. Diese Differenz zwischen den Kosten und den Sollbeträgen der Hausgelder bestimmt den Betrag, den die Eigentümer:innen nach der Jahresabrechnung erstattet bekommen oder nachzahlen müssen.

Insbesondere bei verbrauchsabhängigen Kosten (Heizkosten, Wasserverbrauch etc.) kann nur eine in etwa Prognose erfolgen, da die finalen Kosten, sich stets aus dem tatsächlichen Verbrauch ergeben. Der tatsächliche Verbrauch wird mittels Ablesung und exakt nach Stichtag ermittelt und abgerechnet.

Wichtig:

Über den Wirtschaftsplan der WEG und somit die Hausgelder der Eigentümer:innen werden sämtliche Verbrauchskosten vorausgezahlt, beispielsweise durch Abschläge an die Energieversorger. Die WEG übernimmt dabei ebenfalls die Vorauszahlung der Kosten an die Versorger.

Gleichzeitig zahlen Mieter:innen (Betriebskosten-)Vorauszahlungen für ihre individuellen Verbrauchskosten (wie z.B. Wärme und Wasser) direkt an ihre Vermieter:innen. Die Abrechnung erfolgt dann auf Grundlage der WEG-Abrechnung durch die Vermieter:innen unter Berücksichtigung der von den Mieter:innen vorausgezahlten und tatsächlich verbrauchten Beträge.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Betriebskostenvorauszahlungen und Abrechnung der Mieter:innen stets separat betrachtet werden muss. Diese Vorauszahlungen der Mieter:innen haben keine Auswirkungen auf das Abrechnungsergebnis der WEG-Abrechnung.

4. Nachforderungen für Hausgeld:

Zahlungen, die von einzelnen Eigentümer:innen noch nicht geleistet wurden, müssen auf der Grundlage des Wirtschaftsplans spätestens mit der Jahresabrechnung eingefordert werden.

5. Kontenabgleich:

Um sicherzustellen, dass die Jahresabrechnung korrekt ist, schauen Sie sich die Bankkonten der Wohnungseigentümergemeinschaft an. Sie prüfen, wie sich die Kontostände im Laufe des Jahres entwickelt haben und gleichen sie miteinander ab. Dies hilft Ihnen zu überprüfen, ob die Abrechnung stimmig ist. Sie addieren den Kontostand zu Beginn des Jahres zu den Einnahmen und subtrahieren die Ausgaben des Jahres. Wenn Sie auch Bargeldbestände berücksichtigen, erhalten Sie den maßgeblichen Kontenabschluss zum Jahresende. Dieser Schritt ist wichtig, um sicherzustellen, dass die finanziellen Informationen korrekt sind.

6. Wer bekommt die Jahresabrechnung bei Eigentümerwechsel?

Bei Eigentümerwechseln im laufenden Jahr müssen die Alt- und Neueigentümer:innen selbständig eine Einigung darüber erzielen, wie die Kosten zwischen ihnen aufgeteilt werden. In der Regel sollte dies bereits im Kaufvertrag festgehalten sein. Die WEG Verwaltung muss die Abrechnung stets an die Eigentümer:innen schicken, die zum Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Jahresabrechnung als Eigentümer:innen im Grundbuch eingetragen waren. Nach dem WEG- Recht sind zu diesem Zeitpunkt im Grundbuch eingetragene Eigentümer:innen auch immer diejenigen, die für die Abrechnungsspitze verantwortlich sind. Also entweder ein Guthaben ausgezahlt bekommen oder eine Nachzahlung leisten müssen.

7. Verwaltungsbeirat, Kassenprüfung und Beschluss über die Jahresabrechnung auf der Eigentümerversammlung:

Der Verwaltungsbeirat oder die Kassenprüfer:innen sind für die Überprüfung der Abrechnung zuständig und geben in der Eigentümerversammlung eine Empfehlung ab, ob alles korrekt ist. Die Jahresabrechnung ist nur dann rechtsverbindlich, wenn sie von der Mehrheit in der Versammlung beschlossen wird.

8. Einsichtsrecht:

Sämtliche Eigentümer:innen haben das Recht, vor der Versammlung die Gesamtabrechnung, Kontenumsätze und Eingangsrechnungen einzusehen, um die Jahresabrechnung zu prüfen. Dies ermöglicht den Eigentümer:innen die finanzielle Transparenz sicherzustellen und sicherzugehen, dass die Abrechnung korrekt ist. Es ist wichtig zu beachten, dass sie nicht nur das Recht haben, die Zahlen zu überprüfen, sondern auch die damit verbundenen Unterlagen einzusehen.

Im Gegensatz dazu haben Mieter:innen nicht das gleiche umfassende Einsichtsrecht wie Eigentümer:innen. Ihr Recht auf Einsicht beschränkt sich in der Regel auf die Dokumente, die in ihrer Betriebskostenabrechnung aufgeführt sind. Mieter haben nicht das Recht, Einblick in die Beschlüsse der WEG zu nehmen, die der Abrechnung zugrunde liegen. Dies bedeutet, dass die finanzielle Offenlegung für Eigentümer:innen in der Regel umfassender ist als für Mieter:innen, und dies ist eine wichtige Unterscheidung in Bezug auf das Einsichtsrecht.

Die Prüfung der Jahresabrechnung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt und transparent sind. Die Auswirkung von verbrauchsabhängigen Differenzen sollte dabei nicht übersehen werden.